Учет денежных средств в бюджетных учреждениях проводки. Учет денежных средств бюджетного учреждения
Счет 020104000 "Касса"
Счет предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения.
При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации, с учетом следующих особенностей.
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - Квитанциям (ф.0504510) и Приходным кассовым ордерам (ф.0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).
При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф.0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф.0504501).
Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в Кассовой книге (ф.0504514).
Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги (ф.0504514) по видам иностранных валют.
Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 020104000 "Касса" ведется в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.
Порядок ведения кассовых операций на территории РФ регламентируется решением совета директоров ЦБ РФ № 40 93(95) г.
19. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами"
На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.
Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.
Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д 020800000, К 020104610 - выдача сумм подотчетным лицам;
Д 010500000, К 020800000 - принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету;
Д 020104510, К 020800000 - возвращенные остатки подотчетных сумм;
Счет касса в бюджетном учете предполагает ведение своеобразного учета по работе с наличными денежными средствами. Такой учет ведут исключительно в бюджетных организациях. Счет касса означает четкое поэтапное выполнение всех операций. Безусловно, на этапе планирования работы кассира и организации труда, возникает множество вопросов, на которые мы постараемся в этой статье ответить.
Материальная ответственность
С сотрудниками, которые будут заниматься денежной наличностью в организации обязательно должен быть заключен специализированный договор о материальной ответственности. Также данный специалист должен заниматься созданием всей отчетной документации и вести своеобразный учет денежных средств. Вся отчетная документация создается с учетом постановлений Министерства финансов нашей страны. Также она должна быть составлена таким образом, чтобы по ней в дальнейшем можно было произвести бюджетный учет.Учет и отчетность
Для ведения учета по операциям, которые непосредственно связаны с наличными средствами используется инструкция по бюджетному учету. В соответствии с требованиями данной инструкции, все средства, которые получены из бюджетных средств, должны учитываться отдельно от тех операций, которые предполагают работу с наличными средствами, полученных из внебюджетных источников. То есть, происходит своеобразное разделение кассовой документации на ту, которая будет основой ведения бюджетного учета, при использовании государственных средств. И ту, которая будет основой обычного бухгалтерского учета, по операциям со средствами, которые не являются бюджетными.Все операции, которые оформляются кассовыми ордерами, непременно должны быть занесены кассиром в специализированную кассовую книгу. Все поступления в данную кассу обязательно отражаются по дебету в специализированном счете, формирующем всевозможные поступления в кассу организации. Выбытие средств также проводится отдельным документом (счет 0 201 04 610 – выбытие из кассы).
Другие же операции с денежной наличностью в кассе обязательно оформляются кассовыми приходными ордерами, или же расходными кассовыми ордерами. Все ордера должны иметь четко установленную форму. Кроме всего прочего, они обязательно должны регистрироваться в журнале расходных и приходных кассовых документов. Если денежные средства (имеются в виду исключительно бюджетные) выдаются из кассы, то должна быть оформлена специальная ведомость. Каждая ведомость должна дополнительно быть оформлена как расходный кассовый ордер. Если Ваше руководство приказывает делать по-другому, то Вы вправе отказать начальнику, т.к. его требование будет незаконным.
Также счет кассы должен отображать в себе все обороты, которые в процессе деятельности организации накапливаются по кредиту и дебету, но только в области указанных счетов с начала года. Именно данные параметры будут отражаться в последующей бюджетной отчетности о финансовых результатах деятельности.
Практически каждое государственное (муниципальное) учреждение использует финансовые активы, в том числе денежные документы. Они имеют определенную стоимостную оценку, их надо особым образом хранить и учитывать. Как работать с денежными документами в бюджетном учреждении? Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет » компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.
Что такое денежные документы
Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России ; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.
Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.
- акции, которые были выкуплены у акционеров;
- ценные бумаги;
- бланки строгой отчетности (см. « »);
- документы на нематериальные активы.
Как отразить денежные документы в учетной политике
Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.
Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:
- Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России );
- Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России );
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России );
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России );
- Приказ Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:
|
Раздел |
Что написать в учетной политике |
|---|---|
|
Организация бухгалтерского учета |
Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №... к настоящей Учетной политике. Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике |
|
Порядок проведения инвентаризации |
Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:
|
|
Учет финансовых активов |
В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):
Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости. |
Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.
Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.
Как хранить, использовать и списывать
Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:
- приобретены по безналичному расчету;
- приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
- выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.
Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.
Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.
По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.
Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.
За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.
Тонкости аналитического учета денежных документов
Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.
Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.
Правила бухгалтерского учета денежных документов
Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:
|
Дебет |
Кредит |
|
|---|---|---|
|
Поступление денежных документов |
||
|
Поступление от поставщика в кассу |
||
|
Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет |
||
|
Выявление излишков при инвентаризации |
||
|
Выбытие денежных документов |
||
|
Выдача из кассы в подотчет |
||
|
Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора |
||
|
Списание недостачи |
||
|
Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение) |
||
Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.
Учет денежных документов в конкретных ситуациях
Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Пример 1. Покупка и учет проездных билетов
МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.
Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:
Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи
МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.
Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».
В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.
Учет денежных средств, выдаваемых раздатчиками, ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы , денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях ведется в кассовой книге (форма 0504514).
Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте учитываются на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) по видам иностранных валют.
Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 00 201 04 000 Касса ведется в журнале операций по счету Касса на основании кассовых отчетов, которые составляются кассиром ежедневно.
Кассовые операции отражаются бюджетными учреждениями следующими записями:
Для расчетов с наличными средствами для бюджетополучателей введен счет 0 210 03 000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
При использовании счета 0 210 03 000 выдача наличных денежных средств бюджетным учреждениям оформляется в два этапа:
- бюджетное учреждение отражает задолженность перед получателем денежных средств на основании представленной заявки;
- образовавшаяся задолженность погашается на основании чека и одновременно полученные денежные средства принимаются к учету в кассе учреждения.
Лимит остатка кассы - это сумма наличных денежных средств, которую бюджетное учреждение может оставлять в кассе на конец рабочего дня, и которая устанавливается ежегодно. Бюджетным учреждениям, обслуживающимся в ОФК, лимит остатка кассы устанавливается казначейством.
Орган Федерального казначейства устанавливает единый лимит остатка кассы по бюджетным и внебюджетным средствам и представляет в учреждение Банка России или в кредитную организацию , осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, форму 0408020 Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.
Указанный расчет лимита составляется ОФК путем обобщения аналогичных расчетов, представленных получателями средств федерального бюджета, открывшими у него лицевые счета. Получатели средств федерального бюджета обращаются в орган Федерального казначейства по месту своего обслуживания для установления лимита остатка кассы.
Если бюджетное учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная денежная наличность на конец рабочего дня - сверхлимитной.
В перечне корреспонденции счетов приложения № 1 к Инструкции № 148н указаны не только номера счетов, но и коды бюджетной классификации к каждому аналитическому счету, а в ряде случаев - и коды вида деятельности.
Например, если указан код вида деятельности 1, это означает, что данный счет может применяться исключительно для отражения операций по бюджетной деятельности.
В приложении № 4 к Инструкции № 148н приведены коды бюджетной классификации (их виды):
- КДБ - код главного администратора доходов бюджета;
- КРБ - код главного распорядителя бюджетных средств, код раздела, подраздела, целевой статьи и вида расходов бюджета;
- КИФ - код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета;
- гКБК - код главы по Бюджетному кодексу Российской Федерации, в 4 - 17-м разрядах номера счета указываются нули.
Каждому счету аналитического учета соответствует один из упомянутых кодов (например, КДБ 210 02 000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами», КИФ 201 05 000 «Денежные документы»). Это позволяет бухгалтеру понять, как правильно формировать первые 18 разрядов аналитического счета в каждой из приведенных бухгалтерских записей.
Учет денежных документов
К денежным документам относятся:
- оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;
- талоны на питание;
- оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
- полученные извещения на почтовые переводы;
- почтовые марки;
- марки государственной пошлины;
- прочие денежные документы.
Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам .
Пунктом 2 ст. 317 ГК РФ установлено, что денежное обязательство может быть определено в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон. Согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ при заключении договора стороны могут по своему усмотрению определить условия договора и соответственно могут согласовать как официальный, так и иной курс иностранной валюты или условных денежных единиц, отличный от курса ЦБ РФ (при соблюдении ограничений на расчеты в иностранной валюте, установленные Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле »).
Бюджетные учреждения сталкиваются с необходимостью осуществления операций в валюте иностранных государств при командировании сотрудника за рубеж. Федеральным законом № 173-ФЗ валютные операции на законных основаниях определены в качестве средства платежа для бюджетных учреждений, являющихся резидентами. Понятие «суммовые разницы» в российском бухгалтерском учете все-таки остается, но эти разницы могут возникать при округлении в бухгалтерском учете стоимости имущества, обязательств и хозяйственных операций до целых рублей - п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в рубли производится:
- на даты совершения операций (при принятии активов и обязательств к бухгалтерскому учету, при исполнении обязательств по оплате, списании денежных средств с банковского счета (банковского вклада), выдаче иностранной валюты или денежных документов из кассы организации и др.);
- на отчетные даты пересчитывается в рубли стоимость отдельных активов и обязательств: денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг , средств в расчетах (включая по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами , остатков средств целевого финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи Российской Федерации в соответствии с заключенными соглашениями (договорами), выраженной в иностранной валюте.
Пересчет стоимости денежных знаков в кассе учреждения и средств на банковских счетах (банковских вкладах), выраженной в иностранной валюте, может производиться, кроме того, по мере изменения курса.
Иностранную валюту бюджетные учреждения могут получать:
- из бюджета в качестве финансирования;
- в результате осуществления деятельности, приносящей доход.
Для учета денежных средств в иностранной валюте предназначен счет 0 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте».
На этом счете учитываются операции по движению денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте в случае проведения таких операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, а также операции со средствами в иностранной валюте, полученными от деятельности, приносящей доход.
Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.
Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Курсовая разница возникает в результате изменения курсов валют при ликвидации открытой валютной позиции или ее переоценки. В бюджетном учете курсовая разница образуется при отражении:
- возврата остатков подотчетных сумм, выданных в валюте работникам учреждения, командированным за территорию Российской Федерации;
- погашения дебиторской задолженности в результате перевода поставщиками валютных средств;
- кредиторской задолженности по начисленной, но еще не полученной учреждением валютной выручке;
- операций по обязательной (добровольной) продаже валютных средств;
- пересчета остатков средств на валютных счетах учреждения.
Курсовая разница может быть положительной или отрицательной.
В бюджетном учете сумма курсовой разницы отражается следующим образом:
Подотчетные лица в бюджетных учреждениях
Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры командировочных расходов при командировках на территории иностранных государств определены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и в приказе Минфина России от 02.08.2004 № 64н. Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» внесено изменение в ст. 264, исключающее с 1 января 2009 г. положение об отнесении к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль , сумм суточных в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.
Поэтому на основании ст. 238 НК РФ с 1 января 2009 г. не подлежат обложению единым социальным налогом суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
Установлен размер суточных, не подлежащий обложению только налогом на доходы физических лиц, а в целях исчисления организацией единого социального налога это положение не применяется.
Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.
Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ внесено изменение в ст. 264 главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, исключающее с 01.01.2009 положение об ограничении отнесения к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, сумм суточных нормами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.
Поэтому с 01.01.2009 учреждение может при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату суточных и полевого довольствия принимать в размере фактических затрат.
Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).
По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).
Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.
Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.
Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:
- № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
- № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
- № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
- № АО-1 «Авансовый отчет».
Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя без оформления командировочного удостоверения , кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы (п. 3 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).
Оформления командировочного удостоверения в данном случае не требуется. Достаточно оформить формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).
Минфин России неоднократно указывал, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Параллельно составлять два документа по одному факту хозяйственной деятельности не требуется (письма Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158, от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442, от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469).
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется . В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.
В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.
Работника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, можно привлечь к дисциплинарной ответственности - сделать ему замечание (объявить выговор). Отдельных работников запрещено направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия, при этом они должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от предложенной командировки (ст. 259 ТК РФ). За нарушение правил направления работников в командировку на организацию могут быть наложен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб., а на руководителя организации - в размере от 1000 до 5000 руб. Данное нарушение может повлечь за собой и другое наказание , такое как административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).
Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), служебными командировками не признаются. Это касается, например, курьеров и водителей, только если поездки курьеров совершаются в течение рабочего дня, в пределах населенного пункта и влияют только на стоимость проезда.