Как написать письмо помощи. Письмо-просьба: образцы и примеры, правила составления
Деловая переписка – неотъемлемая часть жизни практически каждого человека. Именно в такой форме удобнее всего обратиться к начальству, коллегам, различным организациям. Письмо-просьба – один из самых распространенных видов такого рода коммуникации, ведь каждой компании может потребоваться мнение эксперта в какой-либо области, помощь от различных финансовых или административных структур. В данной статье будет рассмотрено, как же именно нужно писать письмо-просьбу, а также пример такого вида обращения.
Структура письма
Конечно же, содержание и структура делового письма зависит от того, кто его пишет и кому оно адресовано. Так, например, начальник организации, обращаясь к своим подчиненным или давним партнерам, может написать более короткое письмо, а вот для того, чтобы заручиться поддержкой вышестоящих организаций или попросить помощи у различных специалистов, чаще требуется написать более пространную просьбу. Необходимо заинтересовать адресата и убедить его оказать вам поддержку. Рассмотрим для начала более длинный вариант.
Вводная часть
В первую очередь необходимо составить «шапку» письма, в которой указать наименование вашей организации и ее реквизиты, а также информацию о том, кому вы направляете письмо. Это может быть как определенный человек (например, глава какой-то компании) или группа (сотрудники отдела вашей фирмы или ваши партнеры). Далее следует приветствие: если вы обращаетесь к конкретному человеку, необходимо обратиться по имени: «Уважаемый Иван Петрович!». Если же вы пишете коллективу, то возможно обращение «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые сотрудники отдела!».
Причина и цель обращения
Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:
- Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
- Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
- Ваш отдел является ведущим…
- Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
- На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…
- в связи с тем, что…
- в целях разрешения ситуации…
- для развития бизнеса…
- для достижения лучших результатов в…
- для разрешения конфликтных ситуаций…
Изложение просьбы
Наконец, необходимо собственно изложить вашу просьбу. Сам текст должен быть лаконичным, но содержать полное описание того, что же именно вам необходимо, чтобы у адресата не возникло вопросов. Также просьба должна быть конкретизированной, то есть если вы просите о предоставлении услуги, нужно указать точную стоимость или количество, желаемые даты и т. д.
Просьбу желательно начинать со следующих слов:
- Просим Вас оказать поддержку в решении вопроса…
- Обращаюсь к Вам с просьбой…
- Прошу сообщить/прислать/доложить мне…
- Прошу Вашего согласия на…
Затем можно написать, какую выгоду получит адресат при положительном ответе на вашу просьбу или объяснить всю важность и необходимость решения вашего вопроса.
Пример письма:
ООО «Дари добро» Центр помощи многодетным и малоимущим семьям
Генеральному директору
ОАО «Читайна» Иванову А. Г.
Уважаемый Александр Геннадьевич,
Ваша компания всегда принимает участие в делах нашей организации, и уже не первый год оказывает помощь в проведении различных акций. В связи с тем, что 20 августа 2016 г. мы проводим мероприятие, направленное на помощь семьям в подготовке детей к школе, мы надеемся на Вашу помощь. Все дети имеют право на счастливое детство, а малоимущим семьям, как никому, необходимо участие и поддержка.
Просим Вас принять участие в нашей акции «Собери ребенка в школу» и рассмотреть вопрос о выделении школьных принадлежностей для ее проведения. Нам необходимы канцелярские принадлежности для 50 детей из малоимущих семей.
Конечно же, если вы согласитесь оказать нам помощь, мы, в свою очередь, обещаем Вам рекламу продукции Вашей фирмы на нашей акции. Давайте дарить детям радость вместе!
С уважением,
Директор организации Васильева Н. И.
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.
Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат - будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
С уважением, ____ .
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае - вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.
№1. Персональное обращение
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.
Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа! ». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя! ».
Можно: «Дорогие дети! ». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки! ».
Думаем, основную мысль вы уловили.
№2. Почему ИМЕННО он?
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
- Вы являетесь специалистом в области ____.
- Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
- Только Ваш отдел работает без ____ .
Попробуйте расположить к себе адресата - аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
- Вы в свое время блестяще завершили ____.
- Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
- Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____ .
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
№3. И снова выгоды
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции . Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
№4. Ваши успехи
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения - лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое - это другое дело.
- Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам …
- В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____ .
№5. Конкретная просьба
Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.
В чем это должно выражаться?
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать - что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.
- До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
- Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
- Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки .
№6. Громкие имена
Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?! »).
- В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
- В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.
№7. Важные итоги
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
- От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
- На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов .
- Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____ .
№8. Контакты
«И так понятно! », - скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот - отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Ремарка
Поэтому…
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.
Это первое правило результата.
Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!
Письмо-просьба относится к распространенной форме деловой переписки. Подобные документы могут составляться по разным причинам: в случае необходимости согласования каких-либо действий юридического/физического лица, получения определенных данных и сведений, продукции или ее образцов, с целью побуждения к какому-то действию и пр. Адресатом письма-просьбы может являться конкретный человек либо целая организация. Согласно правилам делового этикета, на письмо-просьбу принято отвечать.
Структура письма-просьбы
По своей композиции письмо-просьба почти не отличается от других стандартных писем делового характера. Чаще всего оно состоит из 2-х смысловых частей.
Первый важный блок – это обращение и вводная часть. При этом не стоит недооценивать значимость персонализации, даже если вы обращаетесь к незнакомому вам лицу. Если есть возможность обратиться лично, указав ФИО адресата, воспользуйтесь этим. Это увеличит шансы, что письмо будет прочитано. Что касается непосредственно сути вводной части, в ней должны быть указаны причины и мотивы, по которым вы решили составить данное письмо, а также его основная цель.
Как правило, используются типовые выражения:
- «По причине задержки/ неполучения»;
- «Принимая во внимание долговременное взаимодействие/ характер нашего сотрудничества»;
- «На основании результатов проведенных переговоров»;
- «Во избежание возникновения спорной ситуации» и пр.
Также следует сослаться на основание вашего обращения, которым может выступать письменная и устная договоренность, официальные законодательные документы и др. Здесь употребимы такие фразы, как «В соответствии с постановлением правительства», «Согласно достигнутой нами договоренности», «На основании договора/ протокола/ телефонного разговора», « В связи с обращением» и пр.
Второй блок письма должен содержать саму просьбу, ради которой составляется документ. Важно, чтобы в тексте присутствовали слова, производные от глагола «просить». Это не только одно из требований делового этикета, но и умелый психологический ход, так как доказано, что на просьбу человек откликается скорее, нежели чем на категоричное требование. Однако можно использовать и другие слова и выражения, имеющие схожий смысл. Пример: «Искренне надеемся, что руководство вашей компании сочтет возможным проанализировать наши предложения в ближайшее время». Обращаться можно от 1-го и 3-го лица, как в единственном, так и во множественном числе.
В некоторых случаях просьба может быть многоаспектной, тогда структура второй части письма подразумевает деление на несколько абзацев, согласно их содержанию, и выглядит приблизительно таким образом (формулировки могут быть разными):
- Прошу;
- Одновременно с этим прошу;
- Также прошу и пр.
Просьба о предоставлении информации
Нередко подобные письма составляют с целью получения какой-либо информации. В таком случае в тексте документа используются такие выражения, как «Обращаемся с просьбой о направлении по нашему адресу», «Просим срочно сообщить/ выслать/ проинформировать/ доложить/ отправить …», «Просим согласия на/ содействия вашего руководства/ вашей компании в получении…» и т.д.
Большинство тех людей, которые сталкиваются, с какой-либо несправедливостью, зачастую чего-то боятся или просто ленятся обращаться со своей проблемой к органам исполнительной власти. Но все же, основной целью созданного государства является решение возникающих проблем внутри самого общества, и полное удовлетворение его потребностей. Писать обращения президенту государства разрешено. Некие трудности и перегибы в наше время не являются большой редкостью. Поэтому следует применять огромное количество всевозможных средств, для борьбы с несправедливостью.
Есть еще одна причина, по которой многие граждане не обращаются за помощью к органам власти – это неумение грамотно составлять письмо Президенту. Поскольку в настоящее время довольно хорошо развиты информационные технологии, выполнить данную процедуру не составит никакого труда. Поэтому в этой публикации мы расскажем о том, как написать письмо путину с просьбой о помощи. Стоит отметить то, что в настоящее время существует масса различных способов написания письма президенту. В данной статье мы расскажем вам, как необходимо правильно составлять обращение к первому лицу государства.
Метод первый: Сайт Президента РФ
На сайте Президент России имеется специальный раздел, под названием – Обращения. В нем вы можете составить письмо и отправить его в Администрацию президента, либо лично Президенту. Этот раздел находится по следующему адресу — letters.kremlin.ru. Вам потребуется иметь личную электронную почту. В том случае, если таковой у вас еще нет, то следует ее создать. Можно воспользоваться практически любым бесплатным сервисом. Допустим: рамблер-Почта, Яндекс почта, Майл ру, и т.д. Если же у вас данный процесс вызывает какие-либо трудности, следует обратиться за помощью к соответствующим страницам. Например, на сервисе Яндекс-Почта имеется специальная ссылка, которая ведет инструкции работы с электронной почтой. Она располагается внизу основной страницы. Советуем вам, указывать свои личные данные (ФИО, а также номер телефона). Электронный адрес вам потребуется для того, чтобы получить ответ на ваше обращение. На эту же почту, вы будете получать уведомления о вашем письме и о его статусе.
Прежде чем начать составлять письмо, следует внимательно ознакомиться с условиями. Некоторые из этих условий необходимы для того, чтобы ваше обращение было рассмотрено.
Если вы решили написать письмо президенту, то уделите этому моменту огромное внимание. Самое главное при составление письма правильно указать свои личные данные. Также следует уделить особое внимание на грамотное оформление обращения. Не нужно писать все письмо, используя большие буквы или проставлять много восклицательных знаков. Для того, чтобы проверить орфографию вашего письма необходимо воспользоваться специальными программами, либо прибегнуть к помощи сервисов онлайн, допустим, Microsoft Word или /translate.meta.ua/orthography/.
Если основной сутью вашего письма является жалоба на деятельность какого-либо должностного лица, на сайте Президента РФ вы сможете найти раздел для отправки данных обращений. В федеральном законе о порядке рассмотрения писем от граждан России сказано о том, что все письма рассматриваются в течение месяца. На протяжении указанного срока вам на электронную почту придет официальный ответ. Таким же образом ответ будет направлен в письменном виде по почте России, в случае, если вы выбрали данным вариант отправки обращения с указанием правильного почтового адреса. Стоит отметить, что вероятность прочтения вашего письма лично президентом России очень мала, поскольку каждый день в его адрес поступает несколько тысяч обращений, и рассмотреть их все практически невозможно. Рассмотрение данных писем осуществляет специальная служба. Если же вопрос в отправленном обращении относится к компетенции других органов исполнительной власти или управления, оно будет перенаправлено. Вам придет уведомление об этом в письменной форме. Но что же необходимо предпринять, в том случае, если на ваше письмо не было получено никакого ответа? Другим вариантом общения граждан России с органами власти является открытое обращение к Президенту.
Как написать письмо путину с просьбой о помощи образец:
Открытое обращение к Президенту России
Если вы не знаете, как написать письмо Путину Владимиру Владимировичу, то вам необходимо посмотреть официальный сайт президента. То обращение, которое вы отсылаете через официальный сайт, смогут прочесть те должностные лица, которые рассматривают данные письма. Но все таки вы имеете возможность разместить свой текст в общем доступе, для того, чтобы другие граждане смогли ознакомиться с ним и вас поддержать. Данное обращение носит название – Открытое письмо.
Вам, наверняка, известны такие случаи, когда общественное мнение заставляло власть обращать на некоторые проблемы особое внимание и принимать соответствующие меры. Этот сайт был создан для возможности размещать на нем открытые обращения Президенту. Для того, чтобы было можно полноценно использовать данный сайт, вам также нужно будет завести электронный адрес.
Сперва вам необходимо зарегистрироваться на сайте. Для этого, следует перейти на страницу регистрации, и указать на ней свой электронный адрес и имя, придумать надежный пароль. В том случае, если вы ранее проходили регистрацию в какой либо соц. сети, (Одноклассники, Вконтакте, Фэйсбук и т.д.) , вы можете пользоваться специальными кнопками для входа на сайт. После прохождения регистрации, следует выбрать кнопу – Написать письмо в меню. Там размещена форма отправки обращения. Все условия для оправки письма схожи с теми, которые указаны на сайте президента РФ. Если же вы произвели отправку письма там, то нужно просто скопировать свой текст сюда.
Следует учесть тот факт, что в самом тексте нельзя указывать точные номера телефонов, почтовые адреса и какую-либо другую личную информацию. В течение 3-ех рабочих дней ваше обращение президенту будет проходить специальную проверку. Далее, оно будет опубликовано на сайте. На вашу электронку будет выслано уведомление, в котором вы увидите ссылку на страницу сайта, где размещено ваше обращение. Советуем вам пройти по данной ссылке, применяя специальные кнопки соц. сетей, размещенные под текстом письма. Ссылка на ваше обращение будет размещена на вашей личной странице, а также на страницах друзей.
Образец письма Президенту
Большинство людей не знают какими словами необходимо составлять письмо президенту, и уверены, что для этого, существует специальный образец. Следует отметить, что данный образец в основном применяется для писем на бумаге. В этом письме обязательно должны присутствовать поля «Кому», «Куда», подпись, число и т.д. В письме, составленном в электронной форме, данные формальности заменены регистрацией на сайте, через которое оно отправляется. А сам текст вашего обращения оформляется в свободной форме. Следует обязательно соблюдать при этом нормы грамотной русской речи. Вы можете ознакомиться с этим сайтом, для того, чтобы прочитать некоторые примеры других писем, составленных людьми.
Если же вы не можете оправить свое обращение Президенту посредством Интернета, то следует использовать проверенный метод – написать письмо на бумаге и оправить его почтой. Просто попросите узнать знакомых почтовый адрес Президента и отправьте именно туда свое послание.
Актуальные идеи для заработка
Письмо-просьба
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.
Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Скачать
Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8053)
Примеры готовых споснорских пакетов, документов и писем
Спонсорский запрос на обучение в немецкой академии по бадминтону, имеющей статус частной спортивной школы международного уровня. Смотреть спонсорский запрос
Другие разделы образцов и примеров текстов
Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И ПРОШЕНИЯ. Фрагменты текстов и образцы.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.
ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА. Примеры и образцы работ.
ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.
БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.
Вы ищете: Письмо о содействии образец - добавлено по просьбе Марина Галич.
Описание:
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Письмо о содействии образец. Он постоянно болтал о через пять или шесть. Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Во многих случаях такое письмо не менее важно, чем само резюме по следующим причинам. Найдено - письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец скачали 5228 раз. Понимаешь, крайне редко подворачивается "дипломат" и поставил. Письмо о содействии образец скачали за месяц 3958 раз.
Как написать письмо-просьбу?
Правильно составленное письмо - просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.
Не врите
Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас. Старайтесь не приукрашивать ситуацию выдуманными или нереальными событиями. Иначе вы рискуете остаться без поддержки, так вам сейчас необходимой.
Будьте кратки
Письмо, включающее просьбу о помощи, не должно быть чересчур объемным. Четко и ясно, понятным языком излагайте свои мысли. Не вдавайтесь в описание мельчайших деталей и подробностей, без которых можно обойтись. Это только мешает достижению поставленной цели и раздражает читателя.
Продумайте основную причину, по которой предпочли со своей просьбой обратиться именно к этому человеку. Не лишним может оказаться упомянутое вскользь ваше отношение к личным качествам адресата, однако но не переусердствуйте с лестью. Подчеркните в письме, какую выгоду адресат может извлечь для себя, помогая вам.
Повторное обращение
Как правильно написать письмо-просьбу, если вы повторно обращаетесь к этому человеку? В этом случае в письме отдельно необходимо выразить благодарность за ранее оказанную помощь или предоставленную услугу. Нужно объяснить, что именно это послужило одной из причин для нового обращения к нему. Нескольких предложений будет вполне достаточно, чтобы поблагодарить адресата.
Обстоятельства непреодолимой силы
Всегда принимайте во внимание, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть подвержен влиянию обстоятельств, которые могут повлиять на его решение. И о том, что вы не в силах выгадать благоприятный момент, когда ему на глаза попадется ваше письмо–просьба. Пример такого состояния может быть, когда человека мучает зубная боль, или все мысли его занимает незаслуженно полученный нагоняй от начальства. Обстоятельства могут быть различны. С этим вы ничего не сможете поделать. Ваша задача – постараться продумать, как правильно написать письмо–просьбу, избегая ошибок, которые могут повлиять на решение вопроса не в вашу пользу. Неудачный словесный оборот, нечеткие формулировки, неправильное обращение – могут испортить настроение адресата и стать причиной вашего неуспеха.
Помните, что ваше письмо должно быть искренним. Между строк должно читаться ваше самоуважение, достоинство, и что немаловажно – вера в успех, и поддержку человека, к которому вы обратились. Надежда на проявление понимания, порядочности и великодушия с его стороны.
Письмо незнакомцу
Важный момент, который не стоит недооценивать при написании любого письма, а тем более письма с просьбой, адресованного незнакомому вам человеку – это приветствие. Ваше письмо будет прочитано с большим вниманием, если вы сможете сделать его личным и поприветствуете получателя по имени. Когда вы обдумываете, как написать письмо - просьбу незнакомому человеку, стоит учесть, что персонализация – это гарантия того, что ваше письмо будет хотя бы просмотрено. Соблюдайте следующие правила:
- Правильно формулируйте тему обращения. Старайтесь всегда заполнять это поле.
- Емко формулируйте, зачем необходимо человеку это письмо. Впишите это в заголовок. Это поможет вам привлечь внимание к сообщению.
- Если есть возможность, предварительно созвонитесь с получателем и обговорите причину обращения. В этом случае появляется надежда, что сообщение не попадет в спам автоматически.
- Используйте “комбинацию Т”:
- творческая тема
- топик с контактами
- текст в теле, а не во вложении.
Ингода проще составить обращение, если у вас есть пример, как написано письмо–просьба. Образец можно посмотреть, перейдя по следующей ссылке.
Ожидание ответа
Итак, письмо написано и отправлено. Ожидая ответ, стоит иметь ввиду, что если письмо носило официальный характер, просьба адресована чиновнику, то существует регламентированный срок, в течение которого вам обязательно ответят. В иных случаях все зависит от воспитания человека, к которому вы обратились с письмом-просьбой.
Во время консультации ко мне зачастую обращаются показать пример письма просьбы о спонсорской помощи.
Наглядный пример письма просьбы о спонсорской помощи
Ранее мной был рассмотрен пример поиска спонсоров для школы в части оплаты услуг связи и Интернета. Сегодня я приведу образец письма о выделении средств на оборудование компьютерного класса общеобразовательной школы.
При составлении письма нам потребуются следующие данные:
Получив данные об одной из школ Санкт-Петербурга мною был составлен пример письма просьбы к спонсору следующего содержания:
Уважаемый Имя Отчество!
Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга.
Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс. За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями. Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ. Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве - педагогов. В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию учитель и 4 педагога - ученые степени.
Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне.
Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса. Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы). Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж - старого.
При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек - родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия. Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы. Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия.
Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00.
С уважением к Вам и Вашей деятельности,
Вот такой пример письма просьбы к спонсорам получился у меня. Можете взять его за основу. Главное на что следует обратить внимание - это данные о том: сколько денег вам нужно и на что они будут потрачены, кто увидит спонсорскую рекламу. Если же не удается привлечь спонсоров, то попробуйте оформить кредит онлайн. Быстро, доступно, надежно.
В следующей публикации я разберу реальное письмо спонсору и сделаю его разбор. Используйте рекомендации для составления ваших писем.