Чем отличается снабжение от закупок. Виды закупок
В своей работе я нередко сталкиваюсь с заблуждением: люди не видят разницы между закупками и управлением цепочками поставок (SCM). Причем, что удивительно, такого подхода придерживаются даже сотрудники авторитетных консалтинговых компаний – BCG, McKinsey, PWC и др.
Зелим Сулейманов, владелец компании PrECA
Закупки (Procurement) – это уже давно отдельный мир и самостоятельная дисциплина, требующая отдельного подхода. Если управление цепочками поставок охватывает управление логистическими потоками, планирование, оптимизацию сети поставок, транспорт, склады, MRP и т.д., то закупки – это, прежде всего, взаимоотношения с поставщиками, стейкхолдерами, коммерция, категорийный менеджмент. То есть, менее техническая дисциплина, в которой soft skills столь же важны, как и hard skills.
Безусловно, оба направления тесно взаимосвязаны, тут не поспоришь. Однако валить все в одно, как это было принято на протяжении 1990-х и 2000-х, определенно не стоит. Пришло время навести порядок в терминологии и провести четкий водораздел.
На сегодняшний день все больше компаний склоняются к выделению закупок в отдельную функцию: создают глобальные отделы закупок, нарабатывают единую категорийную экспертизу внутри компании, адаптируют стратегию для локальных рынков. Ряд непрямых категорий закупок (административные, general services, IT, телеком и пр.), а также операционные закупки уходят на аутсорсинг, оставляя возможность сосредоточиться на крупных, стратегически важных категориях – таких как маркетинг, сырье, упаковка.
Другой важный тренд последних лет: появляется все больше прикладных IT-инструментов для закупок, в результате чего функция стремительно автоматизируется.
Все это говорит о том, что закупки эволюционировали в отдельную сферу бизнес-процессов, и с некоторых пор требуют более взвешенного и специфического подхода. Рассматривать их без отрыва от SCM – это все равно что затягивать гайки разной формы одним и тем же ключом.
Кстати о ключах. Меня искренне удивляет, когда некоторые эксперты сообщают о себе: «Мы специализируемся в управлении поставками и закупках». Ничего себе специализация! В сегодняшних реалиях это аналогично признанию о том, что люди заняты одновременно выращиванием пшеницы и выпечкой хлеба.
На мой взгляд, в условиях современного рынка нельзя быть экспертом одновременно в двух-трех крупных дисциплинах. Эпоха консалтеров-дженералистов уходит в прошлое. Сегодня необходимо выбрать одну специализацию и владеть действительно качественной экспертизой (а не только заявлять об этом). На развитых рынках закупки выделены в отдельную тему для консалтинга, соответственно появились и компании, специализирующиеся в этой области.
Что вы думаете по поводу такого разделения? Как обстоят дела в Вашей компании – закупки выделены в отдельную функцию или находятся внутри функции управления цепочками поставок ?
Подробности Создано 28.10.2014 09:00
В разных сетях структура, отвечающая за работу с поставщиками, может иметь свои индивидуальные особенности. Если говорить кратко, то существуют менеджеры, отвечающие за закупки (байеры), также существуют категорийные менеджеры, менеджеры отделов (секций) и т.п. В каждом случае у каждого из них есть свои полномочия и целевые показатели, за которые они отвечают. Бывает так, что в одном сотруднике сосредоточены сразу две позиции и соответственно круг его полномочий значительно шире. Это важно знать для того, чтобы правильно оценивать интересы сидящего напротив вас оппонента при проведении переговоров.
Он отвечает за определенную категорию (группу) товаров. Для него важна входная стоимость товара, цена на полке, а также какие инструменты будут использоваться при продаже данного товара. Например, мерчандайзинг, маркетинг (реклама, трейд-маркетинг). Категорийный менеджер отвечает за оборачиваемость продукции, маржинальность с кв. метра. Помимо этого он отвечает за коммерческую часть продукта в сети. Его KPI часто завязан на условии как продать товар.
Кто такой закупщик (байер)?
У него другой набор критериев, в соответствии с которыми он принимает решение в пользу того или иного товара. Прежде всего это: бонусы от поставщика, отсрочка платежа, коммерческие условия (например возврат, обмен, сервис), т.е. условия закупки товара.
Бывает так, что менеджер по закупкам (байер) заключает договор и вводит в ассортимент сети продукцию поставщика, но это еще совсем не означает, что она появится на полках магазинов. Менеджеры в торговых точках часто выступают в роли категорийного управляющего и не заводят в матрицу товар, по которому байер принял положительное решение. Данные менеджеры наделены полномочиями и самостоятельно принимают решение по ценам на полках своего магазина и количестве заказываемого товара, так как их целевые показатели напрямую на этом завязаны. Их мотивация складывается из:
Получаемой прибыли отдела,
оборачиваемости каждого SKU,
количества проданных единиц (штук),
наличия высоких стоков, возвратов.
Например, такое разделение есть в сети Ашан, похожее в сети Леруа Мерлен, в сети Медиа Маркт и т.п.
Однако имейте ввиду, что подобные полномочия категорийных менеджеров действуют не во всех сетях, а принятые байером решения по ассортименту должны выполняться в целом по сети. В этом случае у байера смешанные полномочия, когда он отвечает за условия работы с поставщиком, а также за продажи товара, заведенного в ассортимент сети. Байер может присваивать различные статусы отдельным позициям, например, "обязательно для размещения" или "на усмотрение руководства магазина". Эти полномочия обязательны для сетей, так как возможности полки ограничены размерами торговых площадей и держать весь ассортимент не всегда возможно.
Принципы построения презентации товара:
Необходимо четко понимать зону ответственности человека, с которым предстоит общаться
во время личной презентации как можно чаще говорите про интересы конечного Потребителя Фокусируйте внимание на том, как ваш товар решает задачи и проблемы Потребителя, а не на технических особенностях или качестве продукции
не начинайте переговоры с презентации (подробнее см. вашей компании, начинайте с продукции, затем переходите к коммерческим условиям и только после всего этого, если позволят, расскажите о компании
продемонстрируйте знание рынка, своих конкурентов данной сети. Вы сэкономите много времени, если четко покажете, чем товар лучше и что позволит ему продаваться на высоком уровне.
Если вы добьетесь возможности поработать в рамках тест-продаж, значит переговоры уже прошли результативно. Тест-продажи подразумевают более упрощенные условия сотрудничества.
Далее вы должны добиться того, чтобы ваш товар хорошо продавался, что и требуется доказать представителям сети. Они должны быть уверены, что ваша продукция хорошо воспринимается Покупателями, что на ее реализации можно зарабатывать. В этом случае можно будет переходить к стандартным условиям договора.
Для добавления комментарий необходимо зарегистрироваться
Тема 3. Организация логистической системы компании.
3.1. Снабжение и закупки в логистической системе
Взаимосвязь снабжения, производства и сбыта. Место логистики снабжения в логистической системе. Основные понятия и определения логистики снабжения.
Взаимосвязь снабжения и сбыта. Понятие заказа и запаса. Совершенный заказ. Методы закупок и управление запасами. Процедура осуществления закупочной деятельности на предприятии.
Закупки. Виды закупок. Методы закупок и управления запасами. Процедура осуществления закупочной деятельности на предприятии. Выбор поставщика.
Понятие заказа. Типы заказов. Совершенный заказ. Контроль выполнения заказа.
Организация и управление снабжением на предприятии.
Внешнеторговые сделки. Классификатор условий поставки «Инкотермс».
Трактовка снабжения и закупок, сходство и различия.
Трактовка термина закупки и снабжение неоднозначна в различных источниках и школах. Зарубежные, в частности, американские авторы расходятся во мнениях относительно определения данных терминов. Так у Бауэрсокса Д., Клосса Д* даже там, где уместнее было бы писать о закупках наиболее часто встречается термин снабжение. « Снабжение включает в себя закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и /или ГП от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады или розничные магазины.». Авторы так же отмечают, что в государственном секторе традиционно применяется термин снабжение. Говоря о планировании и поддержании производственного процесса, этими же авторами используется термин снабжение. Кроме того, Бауэрсокс Д., Клосс Д пользуются терминологией «материально-техническое снабжение», традиционно применяемой в советской практике. Они определяют материально-техническое обеспечение производства, как деятельность, связанную с планированием и поддержкой производственного процесса., которые требуют:
Выбора источников поставок
Размещения заказов
Транспортировки
Хранения
Обработки
При этом главная цель определяется ими, как «поддержание производства или торговли путем своевременных закупок с наименьшими общими издержками ».
Применительно к закупкам авторы ограничиваются только редкими пояснениями о том, что «в зависимости от ситуации приобретение ресурсов обозначают разными наименованиями. В производственной деятельности такой процесс приобретения обычно называют закупками.
В монографии Уотерса Д.** напротив, говоря о цепи поставок наиболее часто встречается термин закупки. Закупки определяются им, как «функция, отвечающая за приобретение всех материалов, необходимых организации.». В работе делается акцент на то, что закупки обеспечивают механизм, инициирующий и контролирующий материальный поток через цепь поставок и требуют:
Главная цель при этом определяется, как гарантия того, чтобы организация имела надежную поставку материалов.
В связи с закупками Уотерс пишет, что они (закупки) инициируют каждое перемещение. «По существу – это сообщение, которое организация отправляет поставщику, заявляя: мы договорились об условиях, поэтому отправляйте к нам материалы, а мы их вам оплатим.»
Термин снабжение, напротив, встречается у автора не часто, в основном, в следующем контексте. «Снабжение отвечает за приобретение всех материалов и включает все взаимосвязанные виды деятельности , необходимые организации для приемки товаров, получения услуг и любых других материалов от поставщиков.»
Разночтения могут быть отчасти объяснимы переводом. Поэтому будем ориентироваться на то, что на сегодняшний момент используется два термина Purchasing и Procurement. первый термин традиционно переводится, как «закупки». В отношении второго возможны разночтения - управление закупками и управление снабжением. Таким образом, появляется следующее понятие – управление закупками. Опираясь на американскую практику управление закупками, можно определить, как область деятельности, в результате которой предприятие приобретает необходимые товары и услуги.
Так, * «Снабжение – это деятельность по доведению продукции до потребителей, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения, предпродажной подготовки и продажи продукции.» «Закупки определяют потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.»
В учебниках ** «Снабжение решает задачи обеспечения предприятия материальными ресурсами начиная от стадии разработки новой продукции.» «Закупка – подсистема, которая обеспечивает поступление материального потока в логистическую систему».
, *** придерживаются следующих трактовок терминов. Логистика снабжения определяется, как комплекс взаимосвязанных операций по управлению материальными потоками в процессе обеспечения организации материальными ресурсами и услугами. Целью снабжения считается гарантия того, чтобы организация имела надежную поставку материалов соответствующего качества, необходимого объема, в нужное время, от квалифицированного поставщика, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене. Основные задачи снабжения определяются авторами, как:
- налаживание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения бесперебойного функционирования организации; поддержание на нормативном уровне запасов МР; развитие отношений с подразделениями, использующими эти МР; поиск компетентных поставщиков; поддержка и повышение качества закупаемых материалов; договоренность о наименьшей общей стоимости с сохранением должного уровня качества, количества, условий поставки и сервиса; повышение конкурентоспособности.
У этих же авторов закупки рассматриваются, как деятельность торгового или промышленного предприятия, направленная на приобретение, концентрацию и движение ресурсов, а также контроль и регулирование данных процессов с целью дальнейшей переработки, перепродажи или потребления этих ресурсов. Основной целью закупочной деятельности является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.
Для лучшего понимания взаимосвязи и различия в трактовках терминов «закупки» и «снабжение» в отечественной и зарубежной практике обратимся к материалам таблицы 3.1.1.
Понятие снабжение и закупки
Таблица 3.1.1.
Снабжение | |
«Снабжение – совокупность мероприятий по удовлетворению материальных потребностей населения, каких-либо организаций» | «Закупить – купить в большом количестве или оптом – запастись покупкой» |
Бауэрсокс Д., Клосс Д. «Логистика: интегрированная цепь поставок.» |
|
« Снабжение включает в себя закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и /или ГП от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады или розничные магазины.» «В государственном секторе традиционно применяется термин снабжение.» «Снабжение – деятельность, связанная с планированием и поддержкой производственного процесса.» «Материально-техническое обеспечение производства – деятельность, связанная с планирование и поддержкой производственного процесса.» Требует Планирования потребностей в ресурсах Выбора источников поставок Переговоров об условиях поставок Размещения заказов Транспортировки Получения и проверки соответствия Хранения Обработки Контроля за качеством ресурсов Главная цель – поддержание производства или торговли путем своевременных закупок с наименьшими общими издержками | «В зависимости от ситуации приобретение ресурсов обозначают разными наименованиями. В производственной деятельности такой процесс приобретения обычно называют закупками.» |
Уотерс Д. Логистика. «Управление цепью поставок.» |
|
«Снабжение отвечает за приобретение всех материалов и включает все взаимосвязанные виды деятельности, необходимые организации для приемки товаров, получения услуг и любых других материалов от поставщиков.» | «Закупки - это функция, отвечающая за приобретение всех материалов, необходимых организации.» «Закупки обеспечивают механизм, инициирующий и контролирующий материальный поток через цепь поставок.» Требует Создания надежного и непрерывного МП Тесное взаимодействие с подразделениями, использующими закупаемые материалы Поиск и взаимодействие с поставщиками на взаимовыгодной основе Закупка необходимых материалов и гарантия того, что они имеют приемлемое качество Создание небольших запасов и проведение подходящей политики запасов и инвестиций в них Быстрое перемещение материалов через цепи поставок Главная цель – гарантировать, чтобы организация имела надежную поставку материалов «Закупки инициируют каждое перемещение.» «По существу – это сообщение, которое организация отправляет поставщику, заявляя: мы договорились об условиях, поэтому отправляйте к нам материалы, а мы их вам оплатим.» |
, «Логистика для предпринимателя» |
|
«Снабжение – это деятельность по доведению продукции до потребителей, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения, предпродажной подготовки и продажи продукции.» | «Закупки определяют потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.» |
«Логистика» |
|
«Снабжение решает задачи обеспечения предприятия материальными ресурсами начиная от стадии разработки новой продукции.» | «Закупка – подсистема, которая обеспечивает поступление материального потока в логистическую систему». |
, «Логистика» |
|
«Логистика снабжения – комплекс взаимосвязанных операций по управлению материальными потоками в процессе обеспечения организации материальными ресурсами и услугами.» «Цель снабжения – гарантировать, чтобы организация имела надежную поставку материалов соответствующего качества, необходимого объема, в нужное время, от квалифицированного поставщика, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене.» Основные задачи снабжения
| «Закупки – деятельность торгового или промышленного предприятия, направленная на приобретение, концентрацию и движение ресурсов, а также контроль и регулирование данных процессов с целью дальнейшей переработки, перепродажи или потребления этих ресурсов. Основной целью закупочной деятельности является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью» |
Снабжение может включать различные типы приобретений (аренду, лизинг , выполнение подрядных работ, обмен, подарки, заимствования), а также связанные с этим операции: выбор поставщиков , проведение переговоров, согласование условий, экспедирование, мониторинг показателей работы поставщиков, транспортировку, складирование и приемку товаров, полученных от поставщиков). Как правило, снабжение самостоятельно не занимается перемещением материалов, а организует его. Оно информирует поставщиков о необходимости поставки материалов и организует смену прав собственности и место размещения. Поэтому снабжение в первую очередь связано с обработкой информации . В широком смысле снабжение образует основное звено между организациями, входящими в цепь поставок, и служит механизмом координации материального потока между потребителями и поставщиками. В каждой точке логистического канала снабжение отправляет назад по каналу сообщение о том, чего хотят потребители, и вперед – сообщение о том, что поставщики могут предложить.
Цель снабжения – гарантировать надежную поставку необходимого объема материалов соответствующих по качеству и цене в нужное время от квалифицированного поставщика с высоким уровнем сервиса.
Исходя из этого, можно сформулировать основные задачи снабжения:
· создание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения бесперебойного функционирования организации;
· поддерживание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов;
· развитие отношений с подразделениями, использующими эти материалы;
· поиск компетентных поставщиков, тесное взаимодействие с ними, формирование выгодных отношений;
· поддержка и повышение качества закупаемых материалов;
· договоренность о наименьшей общей стоимости с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;
· повышение конкурентоспособности.
Применительно к закупкам процедуру их осуществления можно представить следующим образом:
Выявление потребности Общее описание потребности (основные характеристики, необходимое количество) Поиск поставщиков Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков Разработка предварительного графика закупки на основании требуемой даты поставки Запрос предложений Оценка предложений Выбор поставщика Окончательные переговоры Составление документации и оформление заказа (договора) Поставка и контроль качества Обсуждение возникающих спорных вопросов и гарантийных обязательств
Из этого видно, что значительное место в закупочной деятельности играет работа с поставщиками, в частности, процедура выбора поставщика.
В ходе выполнения процедуры закупки в логистике продавец обязуется передать в означенный срок производимую им или закупаемую продукцию покупателю. При этом продавец должен передать товар на определенных условиях, а покупатель обязуется уплатить за него оговоренную сумму. Существуют различные способы передачи продукции покупателю: доставка продукции непосредственно поставщиком; получение продукции покупателем со склада поставщика (производителя); передача продукции третьей стороне (например, транспортному предприятию) для последующей доставки покупателю.
В зависимости от специфики деятельности компании принимается то или иной метод закупок:
1. Закупку ресурсов одной партией, который предполагает поставку ресурсов крупной партией за один раз. Преимущества данной закупки заключаются в следующем:
Исключение возможности неравномерности и неритмичности снабжения
Незначительная трудоемкость работ по оформлению документов на поставку
Возможность использования скидок на крупные партии
Недостатки закупок ресурсов одной партией можно описать, как:
Повышенные затраты на складирование и хранение ресурсов
2. Закупку ресурсов мелкими фиксированными партиями. Данная закупка предусматривает договоренность между поставщиком и потребителем на поставку определенного количества ресурсов несколькими партиями в определенные промежутки времени. Ее преимуществами являются:
Снижение затрат на складирование и хранение
Экономия оборотных средств
Создание предпосылок для внедрения перспективных логистических концепций управления потоками ресурсов
Недостатки закупок ресурсов мелкими фиксированными партиями сводятся к следующему:
· Наличие возможности отклонений от условий поставок ресурсов
· Повышенная трудоемкость логистическких операций, связанных с управление мелкими партиями ресурсов
· В случае снижения спроса на продукцию предприятия, оно обязано выкупить оговоренное в договоре количество ресурсов
3. Закупку по котировочным ведомостям . Метод практикуется для поддержания конкуренции среди поставщиков и снижения цен на ресурсы. Покупатель рассылает предполагаемым поставщикам ресурсов «требования на квоты», на основании полученной информации выбирается поставщик, обеспечивающий наилучший по цене и сервису вариант закупок.
4. Закупка ресурсов с заказом на поставку. Применяется для получения ресурсов, используемых потребителем не достаточно часто, когда нет возможности получать их по мере необходимости. Заказ требует определенного времени на исполнение. Метод имеет определенные недостатки:
Необходимость детальной проработки заказа на ресурсы
Трудоемкость выбора поставщика ресурсов
Сложность управления процессами закупок различных по количеству и характеристикам ресурсов у различных поставщиков данных ресурсов
5. Закупка ресурсов по мере необходимости. Данный метод закупок предусматривает возможность покупателя в рамках договора, заключенного на определенный срок, варьировать объем и время поставок ресурсов, оплачивая только доставленное количество товара.
Помимо этого, в зарубежной практике используется подход к выбору метода закупок, исходя из анализа ситуации. При этом выделяют: закупки для решения новых задач, повторные закупки с изменениями и повторные закупки без изменений. Стадии закупки в при таком подходе формулируются, как:
1. Осознание потребности (проблемы) и определение путей ее решения;
2. Определение характеристик и количества необходимых изделий;
3. Описание характеристик и количества необходимых изделий;
4. Сбор и оценка предложений;
5. Оценка предложений и выбор поставщиков;
6. Выбор процедуры размещения заказа.
При использовании любого из описанных подходов покупатель руководствуется выбором одного или нескольких источников поставок закупаемых ресурсов. Оба варианта имеют свои преимущества, обозначенные в табл. 3.1.2.
Критерии преимущества при закупках из различных источников
Таблица 3.1.2.
Преимущества единственного источника | Преимущества нескольких источников |
Более прочные взаимоотношения Сильная вовлеченность всех сторон и стремление добиться прочных взаимоотношений Экономия на масштабах и ценовые скидки при размещении крупных заказов Более прозрачные административные функции и процедуры для регулярно размещаемых заказов Меньший диапазон отклонений в характеристиках материалов и их поставках Легкость обеспечения конфиденциальных требований и др. характеристик | Конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен Снижение вероятности сбоев в работе с поставщиками, оперативное устранение возникающих проблем путем замены поставщика Более легкое удовлетворение меняющегося спроса Обеспечение доступа к большему объему информации Большая вероятность поощрения инновация и усовершенствований Возможность полагаться не на одну внешнюю организацию |
Изложенный выше подходы к оценке преимуществ при закупках из различных источников является традиционным, однако часто он недостаточен для обеспечения конкурентоспособности продукции, особенно в случаях, когда необходимо сотрудничество с большим количеством поставщиков по широкой номенклатуре закупаемых материалов и комплектующих изделий. Сложно решаются проблемы с повышением качества поставок и обеспечения их ритмичности, согласованием цен и т. п. Выбор оптимального количества поставщиков позволит:
Повысить эффективность цепочки создания стоимости;
Снизить административные затраты;
Снизить складские запасы;
Сконцентрировать меньшие ресурсы на управлении наиболее значимыми поставщиками;
Сконцентрироваться на деловых отношениях с поставщиками, сертифицированными по системе ISO 9000.
Цели и задачи закупочной деятельности предприятия формулируются на основе оптимизации количества и отбора наиболее перспективных поставщиков, исходя из оценки и сегментирования имеющейся базы потенциальных поставщиков. Обратимся к результатам исследования эффективности закупок на примере предприятий Германии, проведенное Консалтинговой группой “Cell Consulting AG”) по методу бенчмаркинга . Исследование было направлено на определение индекса эффективности (показателя качества) при закупках. 93% опрошенных предприятий имеют четко определенные цели закупочной деятельности. Предприятия без четко определенных целей закупочной деятельности имеют низкую степень эффективности (средний показапунктов из 1000). Одним из существенных недостатков в закупочной деятельности предприятий было признано ярко выраженная установка подразделений закупки на исполнение оперативных, а не стратегических задач Недостаточно активное сотрудничество с другими подразделениями и недостаточно выраженное фокусирование на спрос. В этой связи, на предприятии, осуществляющей закупочную деятельность, следует четко приписывать стадии закупок и функции службы закупок (см. табл. 3.1.3.)
Стадии закупок и функции службы закупок
Таблица 3.1.3.
Стадии закупки | Ситуации закупки |
||
Закупка для решения новых задач | Повторная закупка с изменениями | Повторная закупка без изменений |
|
1. Определение потребности | Отдел проектирования Отдел закупок Отдел исследований Производственный отдел | Отдел закупок Производственный отдел Отдел проектирования | Производственный отдел Отдел закупок |
2. Определение спецификаций | Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел Отдел исследований | Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел Отдел исследований Отдел контроля качества | Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел |
3. Оценка поставщиков | Отдел проектирования Отдел закупок Отдел исследований | Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел | Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел |
4. Выбор поставщика | Отдел проектирования Отдел закупок Отдел исследований Отдел контроля качества | Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел | Отдел проектирования Отдел закупок Производственный отдел |
Критерии оценки качества закупочной деятельности во многом складываются исходя из показатели, характеризующие службу закупок на предприятии. К ним традиционно относятся:
Совокупный торговый оборот
Общий объем закупок
Средние цены на закупаемую продукцию
Затраты на оформление и передачу заказов на поставку
Количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок)
Количество договоров на поставку
Количество сотрудников службы закупок
Количество поставщиков
Условия платежа
Условия поставки
Соблюдение графика поставок
Количество поставок за определенный период времени
Срок поставок
Надежность поставок
Выбор поставщика следует проводить, ориентируясь не только, и не столько на стоимость поставляемой продукции, но и на репутацию поставщика, возможность осуществить поставку точно в срок. Качество выпускаемой продукции во многом определяется качеством сырья и материалов, из которых она изготавливается, качеством оборудования и программного обеспечения , а также других используемых ресурсов, как материальных, так и людских. Как правило, эти ресурсы закупаются организацией. Факторами, влияющими на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия являются:
Скорость выполнения заказа
Возможность срочной доставки по специальному заказу
Готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию при обнаружении дефекта и заменить в кратчайший срок качественной продукцией
Возможность обеспечения различных объемов партий отгрузок продукции
Умение выбрать наиболее подходящий вид транспорта
Наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей
Наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети
Достаточный уровень запасов продукции
Уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям
При этом имеются в виду не только закупки материальных ценностей, но услуг сторонних организаций (по ремонту и обслуживанию оборудования, поверке средств измерений, испытанию и сертификации продукции, обучению персонала и т. д.). Таким образом, практически все, что закупается организацией, прямо или опосредованно влияет на качество выпускаемой ею продукции, а следовательно, процесс закупок подлежит обязательному управлению в системе менеджмента качества.
Пошаговый выбор лучшего поставщика сводится в большинстве случаев к следующей процедуре:
· Поиск потенциальных поставщиков;
· Составление общего списка поставщиков, способных поставлять необходимую продукцию;
· Сравнительная оценка поставщиков, вошедших в список и отбор наиболее перспективных:
- оценка логистических издержек по изделиям и поставщикам; оценка возможностей развития по выделенным поставщикам; необходимость разработки комплекса мер по стимулированию поставщиков; возможность установления партнерских взаимоотношений, интеграцию поставщиков и совершенствование коммуникации с ведущими поставщиками; возможность дифференциации условий договоров по группам поставщиков;
· Составление «короткого» списка поставщиков;
· Оценка предложений от ответивших поставщиков;
· Проведение технической оценки предлагаемой к поставкам продукции на предмет удовлетворения ее характеристик предъявляемым требованиям (спецификациям);
· Проведение коммерческой оценки;
· Подготовка к встрече с выбранными поставщиками для обсуждения возможной сделки;
· Обсуждение и согласование условий сделки;
· Окончательный выбор поставщика по условиям встреч;
· Уточнение с поставщиком возникших деталей;
· Размещение заказа у выбранного поставщика.
Таким образом, алгоритм выбора лучшего поставщика при осуществлении закупочной деятельности можно представить следующей схемой (рис. 3.1.1.)
Рисунок 3.1.1. Алгоритм выбора поставщика.
Большое внимание как при выборе поставщика продукции должно уделяться ее качеству, а так же условиям при которых осуществляется поставка (качество поставки). Качество выпускаемой продукции во многом зависит от того, из каких компонентов она была произведена.
Установление требований к качеству при закупках.
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) содержит несколько статей (Ст. 469-483), направленных на обеспечение качества товара при заключении контракта (договора купли-продажи) и его реализации. Так, в ст. 469 сказано: «При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется. Если продавец при заключении договора был поставлен покупателем в известность о конкретных целях приобретения товара, продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с этими целями». Если в установленном законом порядке предусмотрены обязательные требования к качеству продаваемого товара, то продавец «обязан передать покупателю товар, соответствующий этим обязательным требованиям.». По соглашению между продавцом и покупателем может быть продан товар, соответствующий повышенным требованиям к качеству по сравнению с обязательными требованиями.
Часть 2-я Гражданского Кодекса РФ (Раздел 4 «Отдельные виды обязательств») содержит ряд глав и параграфов, отражающих требования к качеству при заключении сделки купли-продажи. Ниже перечислены необходимые главы закона: Гл.30 «Купля-продажа» (§1. Общие положения о купле-продаже; §3. Поставка товаров), Гл.40 «Перевозка», Гл.41 «Транспортная экспедиция», Гл.47 «Хранение» (§2. Хранение на товарном складе).
Закон РФ «О защите прав потребителей », которому необходимо следовать и при составлении контракта, устанавливает, что товар при обычных условиях его использования, хранения, транспортировки и утилизации должен быть безопасен для жизни, здоровья потребителя, окружающей среды, а также не причинять вред имуществу потребителя». Тем не менее, гораздо более просто заблаговременно четко и однозначно сформулировать требования к качеству в контракте, чем доказывать потом, пригодна или непригодна для покупателя поставляемая ему продукция.
Наиболее простой и надежный способ установления требований к качеству – ссылка на стандарт или иной доступный как поставщику, так и покупателю нормативный документ. При операциях на внутреннем рынке разумнее использовать ГОСТ Р, СНиП и т. п. Государственные стандарты и равные им по значимости нормативные документы следует выбирать с учетом правил возможной обязательной сертификации и требований государственных надзорных органов к монтажу, приемке и последующей эксплуатации. В официальных документах, устанавливающих перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации или государственному надзору, указываются стандарты, на соответствие которым она должна проводиться.
Требования к проверке качества закупленного товара так же регламентированы законодательством. По ГК РФ (ст. 474) проверка качества товара может быть (но не обязательно!) предусмотрена договором купли-продажи. Порядок проверки качества устанавливается законом или договором. Законодательная обязательность той или иной формы проверки качества может быть установлена, например, законом об обязательной сертификации определенной номенклатуры продукции. Если порядок проверки качества не установлен, то проверка производится в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно применяемыми условиями проверки товара, подлежащего передаче по договору купли-продажи (ст. 474 ГК РФ). Неопределенность этого положения заставляет оговаривать порядок проверки качества товара в договоре, где следует указать:
ü место и время проверки (перед отправкой или при получении, перед или при погрузке/выгрузке, у изготовителя или в месте погрузки и т. д.);
ü метод испытаний, измерений, анализа, тестирования и т. п.;
ü объем проверки (сплошная, выборочная);
ü исполнителя проверки;
ü состав документов, удостоверяющих по результатам проверки соответствие продукции требованиям контракта.
По соглашению между поставщиком и покупателем проверку может выполнить поставщик (первая сторона), покупатель (вторая сторона) или независимая организация - инспекционная (экспертная) компания (третья сторона) по поручению продавца или покупателя.
К мерам, принимаемым отправителем для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:
Соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест
Точное определение количества отгруженной продукции (веса и количества мест)
Четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов , соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству
Осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов
Отгрузка (передача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, ТУ, чертежами, рецептурами и т. п.
Четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции
Управлять качеством при закупках и получить за свои деньги продукцию нужного ей качества организация может, используя различные рычаги воздействия на поставщика перед и в процессе заключения договора купли-продажи (контракта на закупку), а также с началом поставок по заключенному договору на поставку. Перед заключением контракта организация-покупатель должна выбрать:
ü необходимый уровень качества;
ü поставщика.
Выбор уровня качества закупаемых товаров обусловливается требованиями, которые обычно содержатся в нормативно-технической документации, разрабатываемой для выпуска каждого вида продукции (ТУ, технологические регламенты, спецификации и т. п.). Выбор уровня качества и поставщика обеспечивается анализом рынка. Получение доказательств соответствия качества предлагаемой продукции требованиям покупателя основывается на изучении предъявляемых поставщиком документов, удостоверяющих качество продукции (в том числе, сертификатов). Однако этого может быть недостаточно, особенно, если поставщик малоизвестен или продукция новая. В этом случае целесообразно провести экспертную оценку, в том числе, путем испытаний, что дает возможность проверить соответствие продукции требованиям покупателя и стандартов, прежде всего, по показателям назначения, надежности и безопасности. В некоторых случаях, если поставщиком является не изготовитель, а торговая фирма, может проверяться подлинность продукции. ГК РФ (ст. 475-477, 502-504) предусматривает:
ü ответственность продавца за поставку товара ненадлежащего качества;
ü правила определения сроков обнаружения недостатков переданного товара;
ü права покупателя в случае продажи ему товара ненадлежащего качества;
ü порядок возмещение разницы в цене при замене товара;
ü уменьшение покупной цены;
ü возврат товара ненадлежащего качества.
Эти положения с учетом норм ГК РФ, относящихся к обеспечению комплектности товара, требований к таре и упаковке, сроков извещения о получении товара ненадлежащего качества, применительно к конкретной сделке также следует детально изложить в контракте.
Другим моментом, который не может не привлечь внимания покупателя, является сертифицированная система качества поставщика. Организация может также провести аудит потенциального поставщика (так называемый аудит второй стороны). По совокупности полученных данных о предполагаемом поставщике формируется его рейтинг. Обычно поставщиков делят на 4 категории. А - наивысший рейтинг, создающий поставщику режим наибольшего благоприятствования. Одобренный поставщик ранга А получает максимальные льготы по цене, срокам и объемам поставок. Поставщик категории В – это одобренный поставщик, к которому у организации есть некоторые второстепенные претензии. Рейтинг поставщика С делает выбор его для заключения контракта на закупки маловероятным, а попадание в категорию D практически означает для поставщика отсутствие шансов на дальнейшее сотрудничество. При формировании рейтинга могут учитываться такие факторы, как наличие у поставщика сертифицированной СМК, выполнение требований к качеству поставок (сроки, отсутствие претензий и т. д.), гибкость предприятия. Под гибкостью понимают способность быстро перестроиться с одного вида продукции на другой родственный ему, что в свою очередь, обеспечивается наличием на предприятии-поставщике полного производственного цикла и вспомогательно-подготовительных производств , а также уровнем проектно-конструкторских разработок и квалификации персонала.
При работе с зарубежными поставщиками предпочтительны ссылки на российский стандарт или на известный международный стандарт (ИСО, МЭК, EN). Требования ГОСТ Р могут быть выше и полнее требований зарубежного национального стандарта, используемого поставщиком. Если при закупках особо сложной или нестандартной продукции организация-покупатель предъявляет более жесткие или дополнительные требования по сравнению со стандартами, то в контракте необходимо указать соответствующий нормативный документ или изложить требования в специальном приложении к контракту с указанием номенклатуры показателей качества и их значений.
Особого рассмотрения и отражения в контракте требует вопрос о сроках годности и гарантиях качества товара, который следует решать с учетом требований ГК РФ, Закона РФ «О защите прав потребителей» и нормативного документа, действующего на данный товар и используемого в контракте.
Установление в контракте требований к таре, упаковке, хранению и перевозке закупаемой продукции необходимо не только для обеспечения сохранения качества, не только для разделения ответственности поставщика и покупателя, но и для установления аналогичных требований в контракте с перевозчиком. ГК РФ содержит положения, относящиеся к таре и упаковке (ст. 481, 482).
В практике международной торговли предусмотрено, (зафиксировано в условиях ИНКОТЕРМС), что проверку качества поставляемой продукции до ее отправки из страны-экспортера проводит покупатель. Такая проверка не является обязанностью покупателя и выполняется им по его желанию. Общепринято, что во избежание сложностей при возможном судебном разбирательстве зарубежный покупатель-импортер поручает проведение инспекции независимой инспекционной компании, хорошо ему известной и пользующейся общим признанием (например, СЖС или «Сэйболт»). В российской практике проверку качества поставляемой продукции обычно проводит сам покупатель, не прибегая к помощи третьей стороны. Все условия и порядок проведения проверок, кем бы они ни проводились, необходимо оговорить в контракте, в т. ч. указать инспекционную компанию, которой поручается проведение проверки.
Внешнеторговые сделки.
Общими причинами использования международных поставщиков в снабжении является более приемлемая цена, чем при закупке у внутренних производителей и, что особенно характерно для неразвитых и развивающихся рынков, в частности для России, отсутствие качественных аналогов продукта на внутреннем рынке. Можно выделить следующие основные причины предпочтения при выборе иностранного поставщика в качестве источника снабжения:
Способность иностранного поставщика осуществлять поставку с меньшим объемом общих затрат , чем местные поставщики, например из-за значительно низкой доли трудовых затрат, благоприятного курса обмена валюты, высокой производительности оборудования и т. д.;
Обеспечение высокого постоянного качества продукции в мотивации поддержания деловых долгосрочных отношений;
Отсутствие товаров на внутреннем рынке
Более короткие сроки международных поставок по причине ограниченного количества оборудования и сужения возможностей внутренних поставщиков;
Наличие у иностранных поставщиков хорошо организованной сети дистрибьюции и возможности предоставлять улучшенное снабжение запчастями, гарантийное обслуживание и техническое содействие;
В силу специализации национальных и зарубежных компаний иностранные поставщики могут намного опережать отечественных в технологическом плане;
Использование внешних закупок (импорта) в качестве оказания давления на отечественных поставщиков с целью получения уступок.
Рисунок 3.1.2 . Группы базисных условий поставки.
Одним из ключевых моментов при переходе прав собственности от поставщика к покупателю являются обязательства по поставке-приемке товара - базисные условия поставки. Условия поставки определяют, кто несет логистические издержки, связанные с транспортировкой товара при смене прав собственности (см. рис.3.1.2.) Вследствие различий торговой практики и терминологии в различных странах Международной торговой палатой в 1936 г. был издан словарь с толкованием торговых терминов, для описания базисных условий поставки, «INCOTERMS» (International Commercial Terms). Позже в словарь неоднократно вносились изменения и дополнения, последняя редакция издана в 2000г. В современной торговой практике базисные условия поставки широко используются и на внутренних рынках. Структура последней версии Инкотермс представлена в табл. 3.1.4.
Структура Инкотермс-2000
Таблица 3.1.4
Группа F Отправление |
|
Франко-завод (…название места) |
|
Группа F Основная перевозка не оплачена |
|
Франко-перевозчик (…название места назначения) |
|
Франко-вдоль борта судна (…название порта отгрузки) |
|
Франко-борт (…название порта отгрузки) |
|
Группа Cосновная перевозка оплачена |
|
Стоимость и фрахт (…название порта назначения) |
|
Стоимость, страхование и фрахт (…название порта назначения) |
|
Фрахт/перевозка оплачены до (…название пункта назначения) |
|
Фрахт/перевозка и страхование оплачены до (…название пункта назначения |
|
Группа D Прибытие |
|
Поставка до границы (…название места назначения) |
|
Поставка с судна (…название порта назначения) |
|
Поставка с пристани (…название порта назначения) |
|
Поставка без оплаты пошлины (…название места назначения) |
|
Поставка с оплатой пошлины (…название места назначения) |
Организация международных закупок сопряжена так же и с рядом трудностей, а именно:
Поиск и оценка поставщиков являются трудоемкими и дорогостоящими процедурами.
Цикл поставки международных закупок длиннее, несмотря на то, что усовершенствования транспортной системы и системы связи сократили сроки осуществления международных закупок;
Из-за расстояния экспедирование производства / отгрузки товара иностранной компании затруднено;
Способ оплаты при осуществлении международных закупок существенно отличается от способа оплаты закупок внутри страны. Как правило, право собственности на товар возникает в момент оплаты, т. е. из-за риска неуплаты за продукцию отсутствует система оплаты в кредит;
Затруднено достижение соглашения между покупателем и продавцом по вопросу использования процедуры контроля качества / приема товара, так как в разных странах могут быть разные стандарты качества;
Высокие затраты на оформление документов при осуществлении международных закупок.
Контрольные вопросы
1. В ходе изучения приведенных материалов и литературы из рекомендованных преподавателем источников по теме 3.1 определите роль снабжения в логистике? В управлении цепями поставок?
2. В чем сходство и отличие описанных подходов к рассмотрению базисной функции «снабжение»?
3. Какова роль и место закупок в снабжении?
4. Почему управлению поставщиками уделяется ключевое место в закупочной деятельности в современной логистике? Почему сегодня нельзя выбирать поставщика, ориентируясь только на ценовые критерии?
5. Проанализируйте структуру базисных условий поставок Инкотермс. Почему положения данного документа все чаще используются сторонами при внутренних поставках продукции?
6. Объясните, к какому виду договоров (купли-продажи, транспортировке, страхования и т. п.) относятся положения Международных коммерческих терминов Инкотермс? Почему?
Литература для дополнительного чтения по теме 3.1.
Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. Линдерс Майкл, Фирон Харольд. Управление снабжением и запасами. Логистика – СПб.: плюс», 2002 Вагнер М. Штефан. Управление поставщиками / Пер. с нем. Под ред. . – М.: КИА центр, 2006.
* Бауэрсокс Д., Клосс Д. Логистика: интегрированная цепь поставок.-М.:Олимп-Бизнес, 2001.
** Уотерс Д. Логистика. Управление цепью поставок: Пер. с англ.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
* Миротин Л., Ташбаев Ы. Логистика для предпринимателя: Учебное пособие.- М.:ИНФРА-М, 2002.
** Гаджинский А. Логистика.-М.: «Дашков и К»,2005.
*** М Логистика. Учебник / под ред. , . М., Проспект, 2005
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-1.jpg" alt="> Понятие закупки и снабжения В логистике под закупкой понимается механизм,"> Понятие закупки и снабжения В логистике под закупкой понимается механизм, инициирующий и контролирующий материальный поток через цепь поставок. Более общий термин – снабжение означает приобретение всех материалов, в том числе и товаров, необходимых организации. Материально - техническое снабжение - это обеспечение предприятия всеми необходимыми для его деятельности материалами и техническими средствами. По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый или мелкооптовый товарооборот, осуществляемый предприятиями или частными лицами с целью перепродажи закупленных товаров. В обобщенном виде цель снабжения - гарантировать, чтобы организация имела надежную поставку материалов соответствующего качества в необходимом количестве, в нужное время, от квалифицированного поставщика, на высоком уровне сервиса и по приемлемой цене.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-2.jpg" alt="> Задачи закупочной логистики -налаживание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения"> Задачи закупочной логистики -налаживание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения бесперебойного функционирования организации; -поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складе; - развитие отношений с подразделениями, использующими эти материалы. Деятельность снабжения не может быть эффективной без сотрудничества с другими подразделениями организации; - поиск компетентных поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных и долговременных отношений; - поддержка и повышение качества закупаемых материалов; - договоренность о наименьшей цене стоимости с сохранением должного качества, количества, условий доставки и сервиса; - повышение конкурентоспособности. Контроль над всеми расходами сети снабжения позволяет выявить операции, не приносящие прибыли или требующие дополнительного времени, и повысить конкурентоспособность организации в целом.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-3.jpg" alt="> Методы снабжения 1. Метод "> Методы снабжения 1. Метод "канбан" (в переводе с японского означает "карточка"). Метод разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства, учитывает потребность в товарно - материальных ценностях, исходя из конечного монтажа. 2. Система планирования потребности в материалах, которая охватывает планирование на трех уровнях: на первом уровне происходит программное планирование, на втором - происходит распределение материалов, на третьем - управление закупками. Фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и таким образом возникает замкнутая система. 3. Метод "точно в срок" позволяет сократить частоту поставок и значительно сократить запасы. 4. Система снабжения по запросам предполагает заключение с поставщиками типовых договоров на длительный период существования потребностей. 5. Метод прогнозных показателей заключается в том, что спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом. 6. Электронно - информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировки уточняются в прямом межкомпьютерном общении.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-4.jpg" alt="> Традиционные виды закупок -сырье - так называемые "> Традиционные виды закупок -сырье - так называемые "подвижные товары", такие как медь, пшеница. цемент и т. д. ; - особые товары - товары и сырье, которые нужны для конкретного производства; -стандартные товары - это болты, гайки, многочисленные профили стали, трубы и т. п. , цены на которые относительно стабильны и определяются на основе "прайс - листа со скидкой"; - малоценные предметы - товары относительно небольшой стоимости, приобретаемые для содержания и ремонта.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-6.jpg" alt="> Причины международных закупок 1. более приемлимая цена, чем у отечественных поставщиков; способность иностранного"> Причины международных закупок 1. более приемлимая цена, чем у отечественных поставщиков; способность иностранного поставщика осуществлять поставку с меньшим объемом общих затрат, чем местные поставщики; обеспечение высокого постоянного качества продукции в мотивации поддержания деловых досрочных отношений; отсутствие товаров на внутреннем рынке; более короткие сроки поставки из-за ограниченного количества оборудования и сужения возможностей внутренних поставщиков; наличие у западных поставщиков организованной сети дистрибьюции и возможности предоставлять лучшее снабжение запасными частями, гарантийное обслуживание и техническое содействие; в силу специализации иностранные поставщики могут намного опережать отечественных в технологическом плане; бартерная торговля;
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-7.jpg" alt=">Трудности организации международных закупок - поиск и оценка поставщиков являются"> Трудности организации международных закупок - поиск и оценка поставщиков являются трудоемкими и дорогостоящими процедурами; -цикл поставки международных закупок длиннее, несмотря на то, что транспортная система постоянно совершенствуется и системы связи сократили сроки осуществления международных закупок; -из-за расстояния затруднено экспедирование производства и отгрузки товара иностранной компании; -способ оплаты при осуществлении международных закупок отличается от способа оплаты закупок внутри страны. Как правило, право собственности на товар возникает в момент оплаты, т. е. из-за риска неуплаты за продукцию редко предоставляется возможность оплаты продукции в кредит; -из-за разных стандартов качества затруднены соглашения между покупателем или продавцом по вопросу использования процедуры контроля качества или приема товара; -высокие затраты на оформление документов при осуществлении международных закупок.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-8.jpg" alt="> Определение потребностей в товарах Потребность в материальных ресурсах понимается как количество, необходимое"> Определение потребностей в товарах Потребность в материальных ресурсах понимается как количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов. При прогнозе потребностей на предприятии должны учитываться три группы показателей: внешние, внутренние, сезонные. К внешним факторам относятся демографические изменения (численность, половозрастной состав, уровень образования), экономическая ситуация (уровень и структура доходов). Внутренними факторами являются финансовое положение предприятия, изменения объемов продаж в стоимостном или натуральном выражении по конкретным товарам. Для некоторых предприятий наиболее важен фактор сезонности.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-9.jpg" alt="> Структура потребности производственного предприятия Потребности производственного предприятия можно разделить на"> Структура потребности производственного предприятия Потребности производственного предприятия можно разделить на две большие группы: -В первую группу входят потребности в зависимости от объема заказа и потребности в зависимости от очередности выполнения заказа. Она включает общую потребность, брутто - потребность (валовая потребность) и нетто - потребность (чистая потребность). -Во вторую группу можно включить: первичную потребность, вторичную потребность, третичную потребность. Эту классификацию используют при определении объемов закупок и установлении их очередности.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-10.jpg" alt="> Методика МRР-1 (планирование потребности в материалах). Принцип MRP:"> Методика МRР-1 (планирование потребности в материалах). Принцип MRP: исходная точка – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Затем определяют брутто- потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах. Брутто-потребность переводится в нетто- потребность, при этом учитывается: Наличный запас; Плюс заказанные материалы и уже запланированное собственное производство; Минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-11.jpg" alt="> Другие методы определения потребности в материалах на производственных предприятиях 1) детерминированный, 2)"> Другие методы определения потребности в материалах на производственных предприятиях 1) детерминированный, 2) стохастический, 3) эвристический, 4) метод экспертных оценок (метод "мозговой атаки", метод "Дельфи"), 5) методы прогноза по суждениям покупателей, в основе которых лежит обобщение данных о будущих желаниях потребителей на основе опыта работников, 6) нормативный метод, при использовании которого используется нормативная и методологическая документация, (физиологические нормы потребления продуктов питания).
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-12.jpg" alt=">Методы определения потребности в торговых предприятиях ">
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-13.jpg" alt="> Методы определения потребности в торговых предприятиях В торговле часто используются простейший (эвристический)"> Методы определения потребности в торговых предприятиях В торговле часто используются простейший (эвристический) метод и экстраполяция временных рядов. Оба эти метода предполагают учет тенденции продаж, которая выражается определенным видом кривой продаж и уравнением. Так, уравнение прямой свидетельствует о равномерных продажах без замедления или ускорения. Уравнения показательной, степенной кривых, параболы 2 -го порядка показывают наличие ускоренного развития с различной степенью интенсивности. Уравнение полулогарифмической кривой отражает постепенный затухающий рост продаж. Уравнение гиперболы показывает падение продаж с некоторым замедлением. После определения потребности необходимо принять решение, закупать их или производить самим. Для принятия окончательного решения оцениваются соответствующие затраты и достижимый уровень качества.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-14.jpg" alt="> Задачи снабжения Анализ, определение потребностей, расчет количества материалов,"> Задачи снабжения Анализ, определение потребностей, расчет количества материалов, подлежащих заказу; Планирование закупок; Определение метода закупок; Выбор поставщика и переговоры с ним; Согласование цены и заключение договора; Установления наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок; Организация размещения товара на складе.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-15.jpg" alt="> Решения в процессе закупок: Какие материалы требуются; Количество материала,"> Решения в процессе закупок: Какие материалы требуются; Количество материала, которое понадобится для производства продукта; Время, когда они понадобятся; Возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; Требуемые площади складских помещений; Издержки на закупки; Возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-16.jpg" alt="> Планирование закупок в торговом предприятии Формула товарного баланса: Зн +"> Планирование закупок в торговом предприятии Формула товарного баланса: Зн + П = Р + Зк + Др Зн – товарные запасы на начало изучаемого периода, П – поступление товара за изучаемый период, Р – реализация товара за изучаемый период, Зк – запасы товаров на конец изучаемого периода, Др – документированный расход за этот период (кражи и пр.) Если Р – определяется из прогноза сбыта, Зн, Зк – по данным инвентаризации или других видов учета, то П = Зк – Зн + Р + Др После составления плана закупок необходимо учесть бюджет, выделенный на закупку в данный период и скорректировать план закупки.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-18.jpg" alt="> Цены с учетом географического признака Цены ФОБ в месте происхождения товара"> Цены с учетом географического признака Цены ФОБ в месте происхождения товара - с момента поступления приобретенного покупателем товара перевозчику на условиях франко - борт или франко - вагон все расходы по доставке товара до места назначения, равно как и право собственности на этот товар и ответственность за него, переходят к покупателю; Единые цены со включенными в них расходами по доставке - для всех покупателей, независимо от места их расположения, устанавливается единая по размеру плата за доставку приобретенного товара на уровне средней величины транспортных расходов, которая включается в цену товара. При этом выигрывает наиболее удаленный покупатель, а для продавца проще осуществлять расчеты; Зональные цены - предприятие - продавец определяет две, три или более географические зоны, и все покупатели, находящиеся в пределах одной географической зоны, платят за один и тот же товар одинаковую цену, включающую средние по зоне транспортные расходы;
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-19.jpg" alt="> Виды цен Цены базисного пункта - предприятие - продавец"> Виды цен Цены базисного пункта - предприятие - продавец определяет какой - то город в качестве базисного пункта и включает в цену продаваемого товара транспортные расходы в сумме, равной стоимости его доставки из этого города до местонахождения покупателя, независимо от того, откуда была фактически произведена отгрузка товара. Предприятие - продавец может выбрать несколько базисных пунктов; Цены с принятием на себя всех расходов по доставке - предприятие - продавец, желая получить как можно больше заказов, частично или полностью берет на себя расходы по доставке товаров.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-20.jpg" alt="> Калькуляция цены закупок: отпускная цена поставщика, наценки и скидки Основными"> Калькуляция цены закупок: отпускная цена поставщика, наценки и скидки Основными элементами в структуре цены являются издержки и прибыль. Это относится и к ценам производственных предприятий, и к ценам, установленным оптовым торговым предприятием, и к цене, назначенной розничным торговым предприятием. Издержки отражают затраты на производство и/или реализацию продукции, выраженные в денежной форме. Прибыль является показателем эффективности хозяйственно – коммерческой деятельности предприятия в денежном эквиваленте.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-21.jpg" alt=">Структура цены ">
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-22.jpg" alt="> Структура цены Торговая наценка, кроме прибыли торгового предприятия, включает"> Структура цены Торговая наценка, кроме прибыли торгового предприятия, включает в себя издержки торгового предприятия, которые распадаются на чистые издержки, непосредственно связанные с торговой деятельностью, и дополнительные издержки, связанные с выполнением производственных операций в торговле, главным образом, по доставке, хранению, сортировке, упаковке, маркировке товара и других операций по подготовке товара к продаже. Чем больше посредников, тем выше общая сумма торговых наценок, их доля в конечной розничной цене товара. Поэтому может показаться, что покупать товары лучше у производителя. Однако посреднические предприятия, выполняя свою главную функцию, а именно обеспечивая необходимое количество товаров нужного ассортимента, в нужное время и в удобном для покупателя месте, экономят покупателю издержки обращения за счет оптимизации затрат на транспортировку, складирование, консолидацию и хранение товаров. Структура розничной торговой цены конкретного товара, соотношение ее основных элементов зависят от конкурентной структуры рынка, на котором продается товар, потребительских характеристик самого товара, требуемых для него условий транспортировки и хранения, а также количества торговых посредников в логистическом канале. На любом уровне логистического канала цена товара обязательно должна возмещать издержки продавца и приносить ему прибыль.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-24.jpg" alt="> Методы анализа цены 1. Простой метод калькуляции (показатель общих издержек"> Методы анализа цены 1. Простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции); 2. Калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усредненно); 3. Постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ). Транспортно – заготовительные расходы также находятся в поле зрения органов материально – технического снабжения. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость и стоимость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы разгрузки в случае смешанных сообщений. Цена перевозки товара складывается из транспортного тарифа и дополнительных расходов, таких, как стоимость экспедирования груза, стоимость ручной переработки груза, расходы на создание запасов в пути, расходы на создание страховых запасов.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-25.jpg" alt="> Прокъюремент Система государственных закупок получила название прокъюремент (procurement -"> Прокъюремент Система государственных закупок получила название прокъюремент (procurement - доставка, обеспечение). Цели государственного снабжения: гарантия снабжения для удовлетворения потребностей в обслуживании; уменьшение дублирования и потерь путем стандартизации товаров; поддержание и улучшение стандартов качества закупаемых товаров и услуг; максимальная экономия путем применения передовых технологий и методов закупки; организация высокоэффективных систем снабжения. Государство относится к институциональным покупателям, то есть к покупателям, которые реализуют услуги обществу и их деятельность не обязательно носит коммерческий характер. Это органы государственной власти (местные и федеральные), различные некоммерческие организации (фонды, общества, ассоциации), школы, больницы, институты, библиотеки, религиозные учреждения и т. п.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-26.jpg" alt="> Система государственных закупок в РФ осуществляется на 4 иерархических уровнях: федеральном; субфедеральном"> Система государственных закупок в РФ осуществляется на 4 иерархических уровнях: федеральном; субфедеральном (окружном); региональном; местном (муниципальном). Государственная закупка всегда осуществляется на конкурсной основе посредством организации тендера в соответствии с государственным законом. Нормы и правила поведения государственного заказчика содержит в себе федеральная контрактная система (ФКС). Она служит главным инструментом управления заказами государства на все виды продукции и услуг. ФСК вместе с федеральным (государственным) бюджетом составляют административно - организационную и финансовую основу государственного хозяйствования. В рамках ФСК прокъюремент регламентируется системой правовых актов. Исходными правовыми актами, регламентирующими рамочные условия и общий порядок контрактации, являются Гражданский кодекс РФ и Бюджетный кодекс РФ.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-27.jpg" alt="> Форма размещения госзаказа О ткрытый конкурс. Конкурсное размещение заказа предусматривает квалифицированный"> Форма размещения госзаказа О ткрытый конкурс. Конкурсное размещение заказа предусматривает квалифицированный отбор участников, который может осуществляться по предоставлению потенциальными поставщиками заявок на участие в конкурсе. Государственный заказчик вправе требовать от поставщиков предоставления любой информации. Неконкурсное размещение заказов допускается, если объективные обстоятельства (монополизм поставщиков, секретность, экстренность) не позволяют провести конкурс. Закрытые торги проводятся в том случае, если продукция в силу ее технической сложности может быть закуплена только у ограниченного круга поставщиков. Двухэтапные торги целесообразны тогда, когда следует выбрать исполнителя дорогостоящих опытно - конструкторских работ. На первом этапе все разработчики предъявляют свои первоначальные заявки на участие в конкурсе, содержащие предложения без указания цены - качественные характеристики и условия разработки новой техники или модернизации уже существующей. После этого заказчик может проводить прямые переговоры с любым из будущих участников конкурса. На втором этапе заказчик предлагает участникам конкурса предоставить окончательные заявки на участие в торгах с указанием цены контракта.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-28.jpg" alt="> Критерии оценки Критериями оценки могут быть: - цена заявки; - расходы"> Критерии оценки Критериями оценки могут быть: - цена заявки; - расходы на эксплуатацию, техобслуживание и ремонт продукции; - сроки поставки продукции; - функциональные характеристики продукции; - порядок и сроки предоставления платежей; - условия предоставления гарантий.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-29.jpg" alt="> Организационная структура службы снабжения Первый вариант - это создание"> Организационная структура службы снабжения Первый вариант - это создание организационной структуры предприятия с распределением задач между различными функциональными подразделениями. Задачи что закупать и сколько закупать решаются дирекцией по производству, которой подчинены производственные объединения. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда. Задачи у кого, и на каких условиях закупать решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. Дирекция по производству и дирекция по закупкам подчиняются генеральному директору. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена. Второй вариант - сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Генеральному директору подчинены дирекция по производству и дирекция по материально - техническому снабжению. Основное производство происходит под контролем дирекции по производству, а дирекция по материально - техническому снабжению управляет запасами (решает, что купить и сколько купить), закупками (решает, у кого покупать и на каких условиях покупать, заключает договора и контролирует их исполнение, а также организует доставку товаров и грузов) и складами (выполняет работы по складированию закупленных грузов и товаров). Структура создает возможности логистической оптимизации МП на стадии закупок предметов труда.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-30.jpg" alt="> Обязанности специалистов по закупке Основные обязанности: -что закупить; -сколько закупить; -у кого закупить;"> Обязанности специалистов по закупке Основные обязанности: -что закупить; -сколько закупить; -у кого закупить; -на каких условиях закупить Обязанности обеспечивающего уровня: -заключение договора; -контроль исполнения договора; -организация доставки закупленных товаров; -организация складирования товаров; -организация хранения товаров.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-31.jpg" alt="> Причины, влияющие на решение производить или закупать Производство: -производство"> Причины, влияющие на решение производить или закупать Производство: -производство данного изделия является частью основной деятельности фирмы; -потребность в комплектующем изделии стабильна, достаточно велика, и оно может быть изготовлено на имеющемся оборудовании; -требования качества так точны и необычны, что могут понадобиться особые методы обработки, которыми поставщики не располагают; -сохранение технологических секретов; -обеспечение постоянного функционирования собственных производственных мощностей; -независимость от источника поставок. Закупка: -потребность в комплектующем изделии невелика, и его производство не является частью основной деятельности фирмы; -организации не хватает административного или технического опыта для производства нужного изделия; -поставщики обладают отличной репутацией, побуждающей потребителя покупать их комплектующие; -необходимость поддержания долгосрочной технологической и экономической жизнеспособности неосновной деятельности; -наличие большой гибкости в выборе возможных источников и изделий - заменителей.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-32.jpg" alt="> Методы закупок 1. Закупка товаров одной партией (оптовые закупки). Поставку"> Методы закупок 1. Закупка товаров одной партией (оптовые закупки). Поставку товаров большой партией за один раз. Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки - большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала. 2. Регулярные поставки мелкими партиями. П окупатель заказывает необходимое количество товара, которое поставляется в течение определенного периода времени. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, экономия площади складских помещений, сокращение затрат на документирование поставки. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара, необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. 3. Ежедневные котировочные ведомости. Используется там, где закупаются дешевые и быстропотребляемые товары. Они составляются ежедневно(ежемесячно) и включают сведения: полный перечень товаров, количество товаров, имеющихся на складе, требуемое количество товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, снижении затрат на складирование и хранение, своевременность поставок. 4. Получение товара по мере необходимости. Похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется особенностями: количество не устанавливается, а определяется приблизительно, поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем, оплачивается только поставленное количество товара. Преимущества: отсутствие твердых обязательств.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-33.jpg" alt="> АВС - анализ В качестве критериев оценки АВС - анализа"> АВС - анализ В качестве критериев оценки АВС - анализа могут быть выбраны прибыль, товарооборот, издержки обращения. К категории А относятся товары, составляющие около 80 % от значения критерия. К категории В относятся товары, составляющие около 10 % от значения критерия. К категории С также относятся товары, составляющие около 10 % от значения критерия. В категорию А включаются 15%-20% наименования товаров от общего количества, во вторую - 30%-35 %, в третью - 50 %. XYZ -анализ товаров предполагает оценку их значимости в зависимости от частоты потребления. Группа X - товары, спрос на которые имеет постоянный характер или подвержен случайным незначительным колебаниям, Коэффициент вариации меньше 10%, их удельный вес т в общей номенклатуре не превышает 50 -55%. Г руппа У - товары, потребление которых осуществляется периодически либо имеет характер падающей или восходящей тенденции. Коэффициент вариации от 10% до 25%. Их удельный вес в общей номенклатуре составляет около 30%. Г руппа Z - товары, для которых нельзя выявить какой-либо закономерности потребления. Прогнозирование невозможно, коэффициент вариации более 25%, составляют 15% от общей номенклатуры.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-34.jpg" alt="> Этапы выбора поставщика -Анализ рынка действующих поставщиков. -Подготовка запросов по расценкам"> Этапы выбора поставщика -Анализ рынка действующих поставщиков. -Подготовка запросов по расценкам и рассылка запросов. -Получение коммерческих предложений. -Предварительная оценка предложений и удаление из списка тех фирм, с которыми могут возникнуть проблемы. -Техническая оценка для определения соответствия товаров спецификациям. -Коммерческая оценка и сравнение расходов и других условий. -Подготовка к встрече с потенциальными поставщиками для обсуждения возможных условий сделки. -Обсуждение условий сделки. -Выбор поставщика. -Встреча с поставщиком для обсуждения деталей. -Размещение заказа на поставку продукцию.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-35.jpg" alt="> Критерии выбора поставщика Основные критерии. Стоимость приобретения включает в себя цену "> Критерии выбора поставщика Основные критерии. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость. Качество обслуживания это качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность выполнения договорных обязательств по объему, ассортименту, срокам поставки и т. п. Дополнительные критерии: -удаленность поставщиков от потребителей; -риск забастовок у поставщика; -сроки выполнения текущих и экстренных заказов; -психологический климат у поставщика; -способность обеспечить поставку запасных частей и комплектующих в течение всего срока службы поставляемых технически сложных изделий; -финансовое положение поставщика; -кредитоспособность поставщика; -предлагаемые торговые марки; наличие у поставщика резервных мощностей и др.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-36.jpg" alt="> Характеристика поставщиков -промышленные предприятия; - торговые организации (посредники); -объединения предприятий; -частные"> Характеристика поставщиков -промышленные предприятия; - торговые организации (посредники); -объединения предприятий; -частные предприниматели. Торговые организации представлены в основном оптовыми и дистрибьютерскими компаниями, а также дилерами и агентами. Дилеры приобретают товар по договору поставки, становятся собственниками продукции после оплаты поставки. После выполнения всех условий по договору поставки отношения между производителем и дилером прекращаются. Дистрибьюторы – оптовые и розничные посредники, не являющиеся собственниками продукции, если по договору ими приобретается право продажи продукции. Если же в рамках договора на предоставление права продажи заключается договор поставки, дистрибьютор может действовать от своего имени. В логистической цепи дистрибьютор обычно занимает положение между производителем и дилером.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-37.jpg" alt="> Виды поставщиков - посредников Комиссионеры – это оптовые и розничные посредники, "> Виды поставщиков - посредников Комиссионеры – это оптовые и розничные посредники, ведущие операции от своего имени и за счет производителя. Производитель остается собственником продукции до ее передачи и оплаты конечным потребителям. Агенты заключают сделки от имени и за счет принципала (производителя). По объему полномочий агенты подразделяются на универсальных (совершают любые юридические действия от имени принципала) и генеральных (заключают сделки, указанные в доверенности). Наиболее распространенным видом агентского вознаграждения является процент от суммы заключенной сделки.
Src="http://present5.com/presentation/3/468129_79654555.pdf-img/468129_79654555.pdf-39.jpg" alt="> Матрица решений по выбору оптимального поставщика 1. Составление списка критериев"> Матрица решений по выбору оптимального поставщика 1. Составление списка критериев (цена, надежность поставки, качество продукции, условия платежа, возможность внеплановых поставок, финансовое состояние поставщика и т. п.) 2. Оценка каждого критерия и присвоение удельного веса, учитывая, что сумма всех удельных весов равна единице. Более важному критерию присваивается более высокий удельный вес. 3. Присвоение баллов каждому поставщику с учетом качества выполнения им договорных обязательств по соответствующему критерию по десятибалльной системе. 4. Подсчет общего количества баллов для каждого поставщика: для этого весовой показатель каждого критерия умножается на бальную оценку важности этого критерия для каждого поставщика. Итоговое значение рейтинга рассчитывается путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. 5. По рейтингу определяют лучшего поставщика: чем выше рейтинг, тем выше место поставщика. В дальнейшем с ним пролонгируют договор поставки.
Организация снабжения предусматривает создание инфраструктуры процесса организации снабжения и организационной структуры управления снабжением.
Рассмотрим каждую из этих составляющих.
Инфраструктура снабжения включает подразделения складского, транспортного, заготовительного хозяйств. На отдельных предприятиях могут быть также подразделения по переработке отходов производства и тарного хозяйства.
Складское хозяйство может быть представлено сетью общезаводских складов или складами отдельных производств, цеховых складов и складских участков на крупных специализированных участках. В целом структура складского хозяйства на предприятиях обусловливается отраслевым характером производства, масштабом и размерами предприятия, размерами и типом производства, а также организацией производства и управления.
Экономика, маркетинг, технология, организация, снабжение
Для выполнения технологических функций по предварительной обработке материалов, заготовке и подготовке продукции к производственному потреблению на предприятиях создается заготовительное хозяйство, которое входит в организационную структуру снабжения предприятия.
В основу определения организационной структуры управления снабжением должны быть положены принципы, которые обеспечивают все функции управления совокупностью подразделений. Это прежде всего: малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.
Существуют две основные формы организации управления снабжением: централизованная и децентрализованная. Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.
Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела.
Преимущества такого подхода: 1) пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой; 2) возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.
Недостатки децентрализованных закупок: 1) решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом; 2) недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения; 3) ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т. п
Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредоточивающий все функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:
объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
устранение дублирования операций и ненужных приемов;
наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
получение специальной квалификации и совершенствование операций по снабжению;
возможность сосредоточить других сотрудников на выполнении их собственных функций, чтобы они не отвлекались на закупки;
концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.